De 10 jaar SAP reis van de Nederlandse Spoorwegen

Hoe transformeer je een organisatie waar dagelijks ruim 1,2 miljoen reizigers afhankelijk zijn van betrouwbare processen, foutloze facturatie en een vlekkeloze dienstverlening? Voor de Nederlandse Spoorwegen (NS) was het antwoord geen kortlopend IT-project, maar een fundamentele reis van inmiddels tien jaar. Een reis waarin een versnipperd applicatielandschap stap voor stap werd vervangen door een geïntegreerde, gestandaardiseerde SAP-omgeving, met vereenvoudiging als rode draad en innovatie als einddoel.

Wat begon in 2016 met de behoefte aan een centrale facturatie-oplossing groeide uit tot een van de meest omvangrijke SAP-transformaties van Nederland. Nieuwe klantwensen, zoals reizen op rekening via NS Flex, vroegen om een schaalbare en toekomstbestendige backend. Met miljoenen reizigersbewegingen per dag, honderden miljoenen transacties per maand en complexe verrekeningen met ketenpartners zoals bus- en tramvervoerders, werd al snel duidelijk dat standaardoplossingen alleen succesvol zouden zijn als ze zorgvuldig werden ingericht en breed gedragen binnen de organisatie. De keuze voor SAP BRIM vormde daarbij een belangrijk startpunt.

In dit uitgebreide interview blikken programmamanagers Ruud Mourik en Stan Jilesen terug op een decennium van keuzes, uitdagingen en transformaties. Ze vertellen hoe de implementatie van BRIM, de centralisatie naar een S/4HANA-landschap en de uitfasering van legacy-systemen zoals SAP CRM en PI de basis hebben gelegd voor een veel eenvoudiger en beheersbaar landschap. Waar NS ooit werkte met meer dan duizend maatwerkoplossingen en losse rapportages, draait de organisatie vandaag grotendeels op gestandaardiseerde processen en één uniforme manier van werken voor meerdere bedrijfsonderdelen.

Maar deze reis ging niet zonder obstakels. Als early adopter van S/4HANA liep NS regelmatig voor de muziek uit. Nieuwe releases, veranderende codingprincipes en onvolwassen functionaliteit maakten de implementatie soms uitdagend. Toch koos NS bewust voor een pragmatische aanpak: dicht op de business, met sterke governance, frequente sprintdemonstraties en voortdurende afstemming met eindgebruikers. Die combinatie van top-down besluitvorming en bottom-up betrokkenheid bleek cruciaal om draagvlak te creëren en veranderingen duurzaam te laten landen in de organisatie.

Daarnaast kijken Ruud en Stan vooruit. Met de overstap naar SAP RISE, cloudintegraties via CPI en de inzet van AI-oplossingen zoals Joule en Agentic AI breekt voor NS een nieuwe fase aan. Want pas wanneer het fundament op orde is, ontstaat ruimte om écht te innoveren. Welke lessen leverde deze tienjarige transformatie op? Welke keuzes zouden zij opnieuw maken, en welke niet? En welke concrete adviezen hebben zij voor andere organisaties die aan een vergelijkbare reis beginnen?

Een openhartig verhaal over technologie, governance, verandermanagement en de kracht van standaardisatie, maar vooral over hoe je een complexe organisatie toekomstbestendig maakt zonder de dagelijkse operatie uit het oog te verliezen.

Ben jij benieuwd naar het hele verhaal? Lees hieronder het volledige verhaal.